プライバシーマーク取得情報

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株式会社ハピネックスが運営するプライバシーマーク取得の基礎知識サイト

効率的な文書化作業

「プライバシーマーク文書」については、前項「プライバシーマーク取得準備で苦労する内容とは」でも触れましたが、あれだけの文書・記録を一から作っていては大変な労力が必要です。

効率的な文書化作業を進めましょう。

ここで、プライバシーマークの原点に一度返ってみましょう。

プライバシーマークとは、個人の権利を守るため、個人情報の「収集・利用・管理・開示」の仕組みです。

つまり、個人情報を適正に管理するために
「○○しなければならない」
「○○してはいけない」
という、どちらかと言えば「縛り」の仕組みです。

「縛りの仕組み」である以上、当然、各社共通の内容が含まれます。

そうです。もうお気づきでしょう。

プライバシーマークで規定する内容の60~70%は各社共通なのです。

共通であれば、共通の部分を“汗をかいて”作る必要はありません。
真似をすれば良いのです。

コンサル会社は、必ず「雛形」・「サンプル」といった物を保有しています。コンサル会社の指導を受けて、ノウハウを頂戴するのが最も効率的です。
そして、自社特有の部分をオリジナルとして加筆すれば良いのです。

ここで1点注意しましょう。

プライバシーマーク文書は各社共通の部分が多いため、「コピー&ペースト」だけを行う“にわかコンサルタント”が増えています。
「コピー&ペースト」だけですから、文書化指導しか行いません。運用指導や審査対策指導は行いません。また、能力的にもできません。

こうした悪徳コンサル会社には騙されないようにしましょう。「安物買いの銭失い」とはこの業界で当てはまる明言です。悲しいですね・・・。