準備のための時間捻出
プライバシーマークの取得を目指す企業の共通悩みとして、「本業の仕事が忙しいため、プライバシーマーク準備に時間を割けない」があります。
ある意味、当然です。大企業のように「専任者」を設けるわけではなく、現業業務との「兼務」で準備を行うわけですから、残念ながらプライバシーマーク準備の業務は、完全にプラスαです。
これの解決のためには、下記２つの方法が有効です。
【1】プライバシーマーク準備工数を削減する仕組みを作る
【2】時間を捻出する工夫をする
以下、簡単に説明しましょう。
【1】プライバシーマーク準備工数を削減する仕組みを作る
これには、手品はありません。これを実現するためにはコンサルタントの支援を仰ぐことが最も効果的です。
知識のない方が100時間かかる内容は、コンサルタントの支援により20時間で済みます。大幅な効率化です。
ただし、ここで注意することは「支援の中身」です。一般的に、「マル投げ」という言葉があります。コンサルタントにすべてを任せてしまうやり方です。これは究極的な効率化ですが、九分九厘失敗します。コンサルタントがすべてをやってしまいますと、企業の理解度が高まらず、運用できないという現実にぶつかってしまいます。
ですから、”どこまでコンサルタントの支援を仰ぎ、どこまで自分たちが行う”という「線引き」が重要です。
【2】時間を捻出する工夫をする
通常、空いた時間にプライバシーマークの準備をしようと考えますが、結果的には時間は空きません。「現業業務が忙しくてできなかった・・・」という言い訳が必ず発生します。
ここでは、意識して「時間を捻出する努力」が必要です。
よく成功している企業は、
- 毎日○時から○時はプライバシーマークの時間に充てる
- 毎週○曜日はプライバシーマークの時間に充てる
という形で、意識して時間を捻出しています。