効率的な文書化作業
「プライバシーマーク文書」については、前項「プライバシーマーク取得準備で苦労する内容とは」でも触れましたが、あれだけの文書・記録を一から作っていては大変な労力が必要です。
効率的な文書化作業を進めましょう。
ここで、プライバシーマークの原点に一度返ってみましょう。
プライバシーマークとは、個人の権利を守るため、個人情報の「収集・利用・管理・開示」の仕組みです。
つまり、個人情報を適正に管理するために
「○○しなければならない」
「○○してはいけない」
という、どちらかと言えば「縛り」の仕組みです。
「縛りの仕組み」である以上、当然、各社共通の内容が含まれます。
そうです。もうお気づきでしょう。
プライバシーマークで規定する内容の60〜70％は各社共通なのです。
共通であれば、共通の部分を“汗をかいて”作る必要はありません。
真似をすれば良いのです。
コンサル会社は、必ず「雛形」・「サンプル」といった物を保有しています。コンサル会社の指導を受けて、ノウハウを頂戴するのが最も効率的です。
そして、自社特有の部分をオリジナルとして加筆すれば良いのです。
ここで１点注意しましょう。
プライバシーマーク文書は各社共通の部分が多いため、
- 「コピー＆ペースト」だけを行う“にわかコンサルタント”
が増えています。「コピー＆ペースト」だけですから、文書化指導しか行いません。運用指導や審査対策指導は行いません。また、能力的にもできません。
こうした悪徳コンサル会社には騙されないようにしましょう。「安物買いの銭失い」とはこの業界で当てはまる明言です。悲しいですね・・・。